Sistema de recepción y registro de comprobantes electrónicos a través del procesamiento de e-mails para la reducción de los tiempos en la ejecución de pagos en un operador logístico

• Autores: García Graz, Miguel Andrés, Mendoza Paliza, Christian
• Formato: tesis de grado
• Fecha de Publicación: 2023
• Institución: Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas
• Repositorio: UPC-Institucional
• Lenguaje: español
• OAI Identifier: oai:repositorioacademico.upc.edu.pe:10757/671599
• Enlace del recurso: http://hdl.handle.net/10757/671599
• Nivel de acceso: acceso abierto
• Materia: Automatización; Procesamiento de Documentos; Receptor Electrónico; Digitalización; Automation; Document Processing; Electronic Receiver; Digitization; https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#2.02.04; https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#2.00.00

Desde junio del 2022, debido a la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas declarado por el gobierno de Perú para todas las empresas, generó que la cantidad de facturas electrónicas recibidas llegue a ser similar a la que se recibía por facturas físicas. La nueva forma de emisión conllevó que el proceso manual que se realizaban con los documentos físicos se aplique también con las electrónicas. Además desde el portal de SUNAT se obtenía manualmente la validez de cada documento recibido puesto que no todos los emisores cumplen con un procedimiento regular para la emisión de los comprobantes. Esto ha generado una sobrecarga de trabajo manual al área de cuentas por pagar y contabilidad, formando retrasos en el cierre contable y ejecución de pagos. Es por ello, que el área de TI identificó una oportunidad para automatizar los procesos manuales y se implementó un sistema receptor de comprobantes de pago electrónicos. Para atender las necesidades de las áreas de la organización y hacerlo más ágil y sencillo, se desarrolló un receptor electrónico que a través de la lectura de correos electrónicos recibidos a las cuentas de la empresa captura la factura electrónica que consta de los archivos XML y PDF, los cuales se aplican un proceso de validaciones del negocio y SUNAT, para finalmente registrar la misma en el ERP. La implementación del Sistema ha optimizado el proceso de recepción, validación y registro de los documentos electrónicos, así como el acortamiento del ciclo de pagos, mejorando la eficiencia y la relación con los proveedores. También ha permitido reducir el trabajo manual logrando rapidez y precisión para procesar la información, de esta manera el personal desempeñar otras actividades que generen valor a la organización.