Informe del sistema de gestión documental para el fortalecimiento institucional del instituto peruano del deporte en la ciudad de Moquegua, periodo 2019-2020.

• Autor: Pare Cordova, Mariela Gina
• Formato: tesis de grado
• Fecha de Publicación: 2022
• Institución: Universidad Nacional de Moquegua
• Repositorio: UNAM-Institucional
• Lenguaje: español
• OAI Identifier: oai:repositorio.unam.edu.pe:20.500.14655/391
• Enlace del recurso: https://hdl.handle.net/20.500.14655/391
• Nivel de acceso: acceso abierto
• Materia: Fortalecimiento institucional; Instituto peruano del deporte; Sistema de gestión documental; http://purl.org/pe-repo/ocde/ford#5.00.00

El presente trabajo se denomina “Informe del Sistema de Gestión Documental para el Fortalecimiento Institucional del Instituto Peruano del Deporte en la Ciudad de Moquegua, Periodo 2019 - 2020”, tiene como objetivo describir las actividades realizadas como Bachiller de Gestión Pública y Desarrollo Social, durante la experiencia laboral desarrollada en calidad de servidor del Instituto Peruano del Deporte en la Región Moquegua, para lo cual describiré brevemente los procesos, generalidades y beneficios de este sistema informático. Nuestro país se encuentra inmerso en un proceso de digitalización, iniciado con la Ley N°27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, por la cual se declaró al Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, teniendo como principal propósito el “…mejorar la gestión pública y contribuir en el fortalecimiento de un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano”. Bajo este concepto, abordare la experiencia desarrollada durante el uso integral del sistema informático SGD y los beneficios que permiten fortalecer la gestión institucional de la entidad; cabe mencionar que el Instituto Peruano del Deporte se encuentra adscrito al Ministerio de Educación, cuenta con autonomía técnica, funcional y administrativa para el cumplimiento de sus funciones, tiene como misión mejorar la calidad de vida de la sociedad peruana, promoviendo, articulando y facilitando el desarrollo del deporte competitivo y recreativo como herramienta de cambio social, con una gestión comprometida con excelencia y mejora continua. 6 El Sistema de Gestión Documental se implementa en el IPD a partir del año 2018, con el objetivo de fortalecer la gestión institucional, mediante un sistema informático que permita gestionar digitalmente expedientes y documentos, el cual incrementara el nivel de eficiencia en la gestión pública, mejorando los estándares de calidad en la atención al ciudadano y contribuyendo en la reducción del impacto ambiental con medidas de ecoeficiencia. A nivel nacional se realizó progresivamente la ejecución de este sistema en cada Región, siendo la primera instancia de este proceso las Oficinas de Presidencia, posteriormente las áreas de administración, deportes, almacenes y otros; siendo la labor especifica que desarrolle como servidor de dicha institución el manejo íntegro del Sistema de Gestión Documental en la oficina de Presidencia del IPD Moquegua, área que desarrolla funciones de dirección, administración, representación y operatividad propias de su jurisdicción. Durante el desarrollo de las actividades encomendadas referidas al uso del SGD, me permitió conocer a gran detalle su funcionamiento en sus diferentes módulos administrativos, para lo cual desarrolle funciones de recepción física y digital de expedientes administrativos propios de la dependencia, solicitudes de la ciudadanía entre otros, derivación de expedientes o solicitudes, emisión y creación de documentos administrativos (oficios, memorandos, informes, cartas, etc.), seguimiento y monitoreo de expedientes de interés de la entidad, población deportiva y público en general, digitalización y preservación de documentación administrativa en el sistema, así como también la transición de la era de papel a una era digital que permita mejorar los procesos de gestión administrativa e institucional mediante un servicio más optimo y de calidad. Debo precisar que el Instituto Peruano del Deporte ha estableció un manual del usuario SGD, así mismo realizó una capacitación masiva a todos los trabajadores responsables de su uso en cada dependencia a nivel nacional, bajo estas consideraciones una de mis responsabilidades era su manejo 7 optimo y eficiente, para lo cual analice, verifique y probé todos los recursos disponibles brindados por el manual y el sistema: Requerimientos técnicos, accesos disponibles del sistema, principales formas de ingreso, dependencias, recepción, emisión, consulta, seguimiento de documentación administrativa y otros. En el marco del proceso de transición hacia la era digital, se apreció el impacto positivo del uso de este sistema, ya que a medida que se implementaba y ejecutaba, la entidad superaba barreras que dificultaban el desarrollo de sus actividades, los principales resultados que permitieron su fortalecimiento, son la mejora en la productividad, costo, tiempo, homologación, preservación documental y accesibilidad; por citar el IPD Moquegua se encuentra a 18 horas de la Sede Central IPD Lima, para lo cual usualmente se requería el servicio de un courier que brinde cobertura por el término de la distancia, lo que ocasionaba en muchos casos que se considere días adicionales de entrega, que generaba pérdida de tiempo, costo y productividad.