Propuesta de mejora de proceso aplicando la metodología de las 5'S en la gestión del proceso de almacén de la empresa Samma Importaciones EIRL, Lima, 2017

• Autores: Morales Rosales, Javier Rolando, Méndez Echevarría, Manuel Aurelio
• Formato: tesis de grado
• Fecha de Publicación: 2018
• Institución: Universidad Privada del Norte
• Repositorio: UPN-Institucional
• Lenguaje: español
• OAI Identifier: oai:repositorio.upn.edu.pe:11537/12924
• Enlace del recurso: https://hdl.handle.net/11537/12924
• Nivel de acceso: acceso abierto
• Materia: Administración de procesos; Productividad; Administración de operaciones; https://purl.org/pe-repo/ocde/ford#2.11.04

RESUMEN El proyecto que presentamos es la propuesta de mejora en la gestión de almacenes de la Empresa Samma Importaciones EIRL, perteneciente al sector microempresa, que está dedicada a la comercialización de productos cosméticos, con puntos de ventas distribuidos en los distritos de Lima Norte, El almacén principal de la empresa se encuentra ubicado en el Km. 34.5 de la Panamericana Norte, en el distrito de Puente Piedra, Lima. En el primer capítulo del presente proyecto, se expone la realidad problemática de las empresas consideradas Mype (Micro y pequeña empresa) en un contexto mundial; donde se da a conocer los problemas por la que atraviesan estas organizaciones influenciados por la globalización, debido al bajo nivel de competitividad que muchas de ellas presentan, situación que les impide poder ofertar sus productos a mercados extranjeros. A pesar de ello se resalta que estas empresas tienen una gran presencia en la economía de los países; y que gracias a la Mype se generan muchos puestos de trabajo. Las microempresas representan el 95% del total de todos los estratos empresariales donde también se encuentran las medianas y grandes empresas. Pero, a pesar de ser un porcentaje bastante representativo, los gobiernos de turno no respaldan su labor con leyes que faciliten su desempeño, según refiere el anuario estadístico del Ministerio de la Producción emitido en el 2015; donde además se menciona que, los productos cosméticos y los productos farmacéuticos y medicinales, han registrado un promedio de crecimiento en sus ventas de 4.6% del 2010 al 2015. Bajo este panorama se describe la posición de la empresa Samma Importaciones EIRL, que también evidencia un crecimiento en sus ventas e igualmente la problemática que enfrenta al pertenecer al sector microempresa que crece de manera desordenada. De esa manera, en este capítulo se exhibe el problema principal que atraviesa la empresa, en su proceso de gestión de almacén donde focaliza dos eje de análisis como son: El control del inventario, que está determinado por la necesidad de combatir contra la ruptura de stock, el alto nivel de inventario y la obsolescencia de los productos por estar acopiados inadecuadamente y otro eje que motiva la investigación es el tiempo de búsqueda, que se genera cuando el área de venta realiza su requerimiento de productos para reponer su stock en exhibición y se produce la demora al identificar y seleccionar en el almacén los productos solicitados. En el segundo capítulo, se presentan estudios realizados referentes a nuestra investigación, que fueron desarrollados dentro del ámbito nacional e internacional. Estos estudios sirven de sustento a la metodología empleada en nuestro trabajo. Asimismo, se muestra toda la teoría referente al problema que ha sido identificado en el proceso del almacén de la empresa, y es donde se aplicará la mejora con la metodología de las 5 “S” que nos permitirá lograr nuestros objetivos; siendo en primer lugar el maximizar el control en el nivel de inventario del almacén y reducir el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos de la empresa Samma Importaciones EIRL. Estos conceptos se presentan bajo el desarrollo de dos factores que delimitan toda nuestra investigación; la variable independiente llamada, “Metodología de las 5 S” y la variable dependiente que es la “Gestión de almacén”. La interrelación de estas dos variables esta descrita por el desarrollo de técnicas y herramientas de la ingeniería, acompañados de sus respectivos procedimientos de aplicación, estas técnicas que se aplican son: Mapa de procesos, diagramas de flujo, Lluvia de ideas, el diagrama de Pareto, el análisis de causa y efecto y la metodología de las 5 “S” con su respectivo cronograma de ejecución elaborado en un diagrama de Gantt. Finalmente se expresa la definición de los términos que serán empleados dentro de la redacción de nuestro proyecto y son utilizados en logística e ingeniería. En el tercer capítulo se presenta la situación actual siguiendo el modelo AS-IS y el modelo TO-BE. En el desarrollo del primer objetivo específico; se utilizaron diferentes herramientas de ingeniería para identificar y analizar los problemas existentes que representaban una situación crítica dentro del proceso de gestión del almacén; para ello se elaboró el Mapa de Procesos para determinar qué proceso es considerado como crítico, de esta forma determinar la actividad que genera demoras o pérdidas para la empresa. En el desarrollo de estas herramientas exploratorias se establece una reunión donde se aplica la técnica de la lluvia de ideas, el resultado de esta técnica da pie a un consenso donde identifica los cinco problemas más relevantes, recurrentes y factibles de mejorar. Con estos problemas seleccionados se aplica la “Ley del 80/20” con el diagrama de Pareto; que nos permite evidenciar los dos problemas más relevantes. Los problemas identificados son la falta de control sobre el nivel del inventario; que genera sobre stock, obsolescencia y ruptura de stock y la demora en el tiempo de búsqueda de productos en el almacén. Teniendo en consideración estos problemas específicos, se realiza el análisis de causa y efecto y la técnica de los Porqués sobre la gestión del almacén. Los problemas específicos seleccionados se convierten en objetivos a ejecutar. En el desarrollo del segundo objetivo específico, se busca determinar el nivel de control del inventario del almacén, se aplica la metodología de las 5 “S” en la prueba piloto a uno de los ambientes destinados al almacenaje de productos cosméticos de la empresa, con la intención de replicarlo en todos los ambientes que son usados como depósitos. El procedimiento para llevar a cabo la metodología contará con un día de capacitación inicial, donde se presentará el desarrollo de la aplicación del primer principio Seiri que consiste en retirar y clasificar todos los objetos encontrados en el almacén identificando entre ellos los necesarios que son aquellos que deben permanecer en el lugar y los innecesarios que son los que serán clasificados con su tarjeta roja y retirados a un ambiente de cuarentena para su disposición final. En el segundo principio Seiton, se elaboró un plano de distribución e implemento con anaqueles el ambiente donde ordenamos los productos que quedaron luego haber retirado las cajas, monitores y otros objetos que no guarden relación con el giro del negocio, con el tercer principio realizamos la limpieza respectiva del ambiente. Asimismo, con el propósito de orientar nuestra mejora en la actividad de control y el abastecimiento interno de productos cosméticos hacia los puntos de venta de la empresa; con la aplicación del cuarto principio estandarización se inició rotulando los anaqueles con la clasificación del ABC lo que ocasionó un cambio visual del ambiente y en la percepción de los colaboradores, además se implementó extintores y líneas de seguridad, para posteriormente elaborar el reglamento del almacén, finalmente se aplicó el quinto principio de la disciplina que consistió básicamente en realizar evaluaciones periódicas dentro del almacén para garantizar el nivel alcanzado de las cuatro primeros principios; todo la metodología empleada hizo posible el levantamiento de las existencias y así poder determinar el porcentaje de faltantes de los productos dentro del almacén piloto. En relación al desarrollo del tercer objetivo específico, la aplicación de la metodología de las 5 “S” generó las condiciones adecuadas para poder reducir o disminuir el tiempo de búsqueda de los productos dentro del almacén, esta nueva situación facilitará la entrega a tiempo de los productos cosméticos solicitados por los diferentes puntos de venta que se encuentran ubicados en los diferentes distritos de la ciudad de Lima Norte, logrando satisfacer en el momento oportuno, las necesidades del cliente. Por último, se realizaron evaluaciones periódicas con el formato de evaluación donde se midió el desempeño de cada principio, luego de ser implementado, obteniendo los resultados que se expresan en el siguiente capítulo. En el desarrollo del cuarto objetivo específico, se presenta de manera detallada los resultados obtenidos en la prueba piloto dentro del almacén, logrando identificar el 28,67% de productos faltantes del total de productos que la empresa comercializa; además, se logró determinar que la mayor cantidad de productos, como tintes, dentro del almacén, cuyos niveles o grados de rotación han sido determinados mediante revisión de boletas y consulta directa al vendedor, tienen la siguiente distribución: Media (B) con 43,11% del total, rotación baja (C) con 24,92% y sólo el 31,96% se concentra en los productos cuyo nivel de rotación es alta (A). Asimismo, con la aplicación de la metodología de las 5 “S” en la prueba piloto, se redujo un 89,94%, el tiempo empleado en la búsqueda de los productos dentro del almacén, en comparación con la toma de tiempo realizada en el mismo almacén antes de dicha prueba. También la valuación del costo beneficio de la aplicación de la metodología 5 “S” en la gestión de almacén, genera mejoras económicas para la empresa; considerando que la implementación tiene un costo total de S/. 11 704.00 soles y los beneficios para la empresa es la reducción de las pérdidas económicas de S/ 13 079,00 soles, que son generadas por los problemas que existen en la gestión del almacén, este costo de implementación será recuperada en un tiempo menor a un año. En el cuarto capítulo se expresa las conclusiones y recomendaciones del presente estudio; en relación al primer objetivo específico, utilizando las herramientas de ingeniería se logró identificar los dos problemas con mayor relevancia para la empresa: el primer problema que se identificó es el control del inventario cuyo porcentaje representa el 33,7%; y el segundo problema es el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos solicitados por los diferentes puntos de venta, cuyo porcentaje representa el 27,2%; estos problemas específicos representan el 60,9% del total de problemas de la empresa. Estos porcentajes fueron hallados empleando el principio de Pareto. En relación al segundo objetivo específico se logra determinar el 28,67% de productos faltantes, lo que nos permitirá tomar acciones inmediatas en cuanto a realizar las gestiones como son las órdenes de compra, con la finalidad de reponer en el más breve tiempo el stock faltante; ello nos permitirá atender en un 100% los requerimientos de los distintos puntos de venta. Asimismo, con la implementación de la metodología de las 5 “S” se logra determinar que el capital total invertido en los 8 ítems estudiados de un total de 3680 es de S/. 94 873,20 soles (ver Tabla N° 3-42); este resultado nos permitirá tomar decisiones como la posibilidad en incrementar la compra de los productos cuyo nivel de rotación es alto (A) y reducir e incluso no realizar compra de aquellos productos cuyo nivel de rotación es baja (B). Asimismo, también se puede reducir el capital invertido en los colores cuyos niveles de rotación son Medio (B) con 42,89% de la inversión total y Bajo (C) 22.57% de la inversión total, dicha reducción se destinaría para la compra de aquellos colores que no se tiene en stock, como también para la compra de colores cuyo nivel de rotación es Alta (A), de esta manera se conseguirá que los puntos de venta cuenten con todos los productos, logrando satisfacer las necesidades del cliente e incrementando las ventas de la empresa. En relación al tercer objetivo específico de reducir el tiempo de búsqueda de los productos cosméticos en el almacén de la empresa Samma Importaciones; se concluye que, mediante la aplicación de los tres primeros principios de la metodología de las 5 “S”, es posible reducir significativamente el tiempo de búsqueda; sin embargo, para darle sostenibilidad al logro obtenido es necesario aplicación de los dos principios siguientes como son la estandarización y la disciplina. En relación al cuarto objetivo específico se concluye que la implementación de la metodología de las 5 “S” en la gestión de almacén es beneficioso para la empresa, ya que en un tiempo menor a un año recuperará los costos que genera dicha implementación. Recomendamos que la empresa Samma Importaciones EIRL adquiera un software de control de inventario, este programa podría ser el Casnet, es un software que está siendo empleado por empresas del mismo rubro, con la finalidad de reemplazar el control manual y visual que actualmente realiza. Se recomienda también, a otros investigadores involucrarse ampliamente con conocimientos relacionados al proceso que se quiere mejorar y utilizar las herramientas de ingeniería necesarias para poder determinar los principales problemas; asimismo saber las características que posee el capital humano de la empresa, con ello será capaz de entender y poder eliminar o reducir los procesos, actividades y operaciones que no agreguen valor; así como, minimizar los tiempos de cada actividad que compone el proceso.