Mejora del proceso de gestión de información de colaboradores para optimizar el nivel de cumplimiento de legajos personales en una entidad pública, año 2018 - Verona Díaz, Roxana del Carmen (2019)
El presente trabajo de tesis elabora una propuesta para la mejora del proceso de gestión de información de colaboradores en una entidad pública para, a partir de ello, optimizar el nivel de cumplimiento de legajos personales. La mejora se hace a través del análisis de los tipos de documento que son necesarios para la apertura de un legajo personal y se centra en la cantidad de colaboradores ingresantes o incorporados. La metodología empleada para la elaboración de la propuesta consiste en tres (03) fases que buscan cumplir a su vez tres (03) objetivos. En la primera fase, se elaboró un diagnóstico de la situación actual del proceso de gestión de incorporación y administración de colaboradores mapeándolo adecuadamente, esto implicó identificar roles y recursos del proceso y diagramar el flujo de los sub procesos de selección y gestión de información de colaboradores, en notación BPMN; el énfasis del mapeo se hizo en las fases de selección, registro de información de colaboradores y verificación del cumplimiento de información para el legajo personal . Seguidamente se determinó la realidad problemática del proceso aplicando las herramientas de calidad Lluvia de Ideas (para tener una conjunto de causas potenciales), diagrama de Causa – Efecto (para clasificar las causas potenciales) y diagrama de Pareto (para priorizar las causas potenciales, es decir, para obtener las causas raíz del problema). Se definió como problema central el incumplimiento de legajos personales y sus cuatro (04) causas raíz encontradas fueron la sobreproducción por solicitud de documentos autenticados, la solicitud de documentos originales, la solicitud innecesaria de documentos y sistemas de información con funcionalidad limitada. Luego se hizo un cálculo del indicador principal del proceso: el nivel de cumplimiento de legajos personales (NC), por los dos (02) medios de verificación disponibles: la verificación por muestreo (NC = 75% lo que es lo mismo que un incumplimiento del 25%) y la verificación por consulta a la Base de Datos de documentos (NC = 85% con una tendencia a la baja), lo cual refuerza la teoría que el nivel de cumplimiento debe ser optimizado. En la segunda fase del estudio se diseñó la propuesta de mejora del proceso, determinando para ello primero la metodología AVA – ESIA como la indicada para tal fin, pues es usada para mejora o rediseño de procesos y emplea un método (algoritmo) apropiado para la evaluación. Se sometió a la matriz de evaluación ESIA a los doce (12) tipos de documentos actuales, obteniendo como resultado: eliminar un (01) el tipo de documento T02 Acta de Nacimiento del colaborador; simplificar once (11) tipos de documento (nueve de ellos automatizados); integrar dos (02) tipos de documento T03 Acta de Matrimonio, Reconocimiento de Unión de Hecho o Convivencia, T04 Acta de Nacimiento de Hijos y; automatizar los nueve (09) tipos de documento restantes (T01 Currículo Vitae, T05 Certificado Médico expedido por el Área de Salud o Médico Particular (para ingreso a la institución), T06 Certificado de Antecedentes Judiciales y/o Penales (Consejo Supremo de Justicia Militar), T07 Certificado Judicial de Antecedentes Penales (Poder Judicial), T08 Certificado de Antecedentes Policiales (PNP), T09 Certificado(s) de Trabajo(s) de Anterior(es) Empleador(es), T10 Constancia, Grado o Título Profesional Universitario o Técnico, T11 Estudios de Especialización, Diplomados, T12 Cursos de Capacitación, Conferencias, Seminarios). Con ese resultado se hizo el Análisis de Valor Agregado (AVA), obteniendo para el proceso de selección tres (03) actividades que agregan valor y para el proceso de gestión de información de colaboradores (materia de estudio) dos (02) actividades que agregan valor y siete (07) actividades que no agregan valor, pasando éstas a ser eliminadas y con ellas toda la fase de verificación del cumplimiento de información para el legajo personal. La tercera y última fase del estudio ensaya una proyección de la propuesta. El cambio propuesto arroja como resultado un proceso de gestión de información de colaboradores mejorado administrativamente y automatizado desde el punto de vista técnico. Así pues, se pasa de doce (12) a once (11) tipos de documento, los cuales serán solicitados en su totalidad desde el proceso de selección vía la carga en archivo electrónico del T01 Currículo Vitae, T09 Certificado(s) de Trabajo(s) de Anterior(es) Empleador(es), T10 Constancia, Grado o Título Profesional Universitario o Técnico, T11 Estudios de Especialización, Diplomados y T12 Cursos de Capacitación, Conferencias, Seminarios; llenado de una declaración jurada virtual del T05 Certificado Médico expedido por el Área de Salud o Médico Particular (para ingreso a la institución), T06 Certificado de Antecedentes Judiciales y/o Penales (Consejo Supremo de Justicia Militar), T07 Certificado Judicial de Antecedentes Penales (Poder Judicial), T08 Certificado de Antecedentes Policiales (PNP) para postulantes. Los tipos de documento T03 Acta de Matrimonio, Reconocimiento de Unión de Hecho (Convivencia), T04 Acta de Nacimiento de Hijos serán adjuntados en archivo electrónico sólo para los postulantes declarados ganadores. Se proyecta que, debido al fuerte componente de automatización de la propuesta, el nivel de cumplimiento se optimiza a un valor futuro muy próximo al cien por ciento (NC ≈ 100%) lo cual será verificado por un reporte automatizado. La entidad en estudio pasaría de un legajo personal físico a un primer nivel de legajo digital. Es recomendable la implementación de la propuesta analizada, diseñada y proyectada debido a los múltiples beneficios que le otorgaría a la organización en materia metodológica y uso de recursos disponibles del proceso de selección y gestión de información de colaboradores, entre los más importantes se encuentra la actualización del procedimiento de gestión de incorporación y administración de colaboradores.