Sistema RPA para la gestión automatizada de registro de facturas: integración con SUNAT y procesamiento inteligente - Allcca Flores, Paul Yorkthan (2025)
El registro manual de facturas de proveedores en las empresas genera errores, procesos manuales, retrasos, validaciones fiscales y dificultades en la trazabilidad financiera, que ha conllevado a tener efectos negativos a nivel operativo, financiero y de cumplimiento normativo. Este trabajo presenta la implementación de un sistema automatizado para el registro de facturas recibidas, con el propósito de optimizar su validación ante SUNAT y su registro en un sistema ERP. La propuesta consiste en un sistema capaz de leer correos electrónicos, extraer información de archivos XML y adjuntos, verificar la aceptación de las facturas en SUNAT, validaciones de aceptación de los servicios contratados y aceptados por la empresa, aceptación e ingreso en almacén de los materiales solicitados y clasificación de los correos según su estado. Las facturas que cumplen todas las condiciones son registradas de forma automática en el ERP cumpliendo los parámetros establecidos por el área de contabilidad, mientras que aquellas rechazadas se almacenan en una carpeta separada para su posterior revisión. Posterior, se genera un informe detallado y se comunica a los usuarios mediante dirección electrónica. El proyecto abarcó el análisis de requisitos del negocio, el diseño de la arquitectura del sistema, la implementación del software, el requerimiento del hardware y la validación de su funcionamiento mediante pruebas de integración. Los resultados del proyecto han demostrado una mejora en la eficiencia del proceso contable, reduciendo los tiempos de registro, impactos fiscales y minimizando errores. Asimismo, ha permitido a los usuarios contables realizar otras actividades como análisis de partidas y no estar enfocados en el registro de facturas. Este sistema ha logrado el 95% de efectividad del total registro de documentos. Con esta solución, se optimiza la gestión documental y se fortalece el control financiero dentro de la organización.