Adquisición e implementación de un sistema de digitalización de documentos y gestión documental - Núñez Quiroz, Javier Jesús (2019)
El objetivo de la investigación que se desarrolla a continuación es, dar solución con el uso de la tecnología a la problemática que tienen desde hace muchos años varias entidades públicas y privadas, en las cuales existe una necesidad de reducir los tiempos que les toma la gestión de sus documentos físicos los cuales son materia de consulta por usuarios externos e internos, quienes presentan dificultades para acceder a los documentos físicos generando retrasos en brindar respuesta a las solicitudes requeridas por los usuarios. Estos documentos pueden encontrarse en una variedad de archivos físicos y no necesariamente en un orden adecuado que pueda facilitar su ubicación, además dependiendo el modo de conservación puedan encontrarse en un estado de deterioro. Por lo mencionado es necesario mejorar la gestión de los documentos para todas aquellas entidades que requieran la consulta continua de sus documentos. Por este motivo es necesario aprovechar las herramientas tecnológicas con la que se cuenta en la actualidad, tecnología que se encuentra en el mercado peruano, de esta manera potenciar los beneficios que se pueden lograr con sistemas de digitalización de documentos y gestión documental. La finalidad de este proyecto es la adquisición e implementación del sistema propuesto en el área de Operaciones en la empresa DIGINEX SAC, la cual es responsable de ejecutar los servicios que brinda la empresa, con el fin de brindar esta solución en muchas de las empresas que tengan esta necesidad, el servicio a brindar se basa en capturar los documentos físicos y convertirlos en documentos electrónicos los que estarán asociados a una metadata la cual servirá para poder recuperar los documentos mediante opciones de búsqueda con las que cuenta el sistema a implementar, además de tener la información compartida para que varios usuarios puedan acceder a los mismos documentos simultáneamente, resolviendo de esta manera problemas con tiempos de espera para acceder a la información. Es importante mencionar que los documentos que se digitalizan y son convertidos en documentos electrónicos pueden ser convertidos en microformas con valor legal, lo que significa que los documentos digitalizados al ser convertidos en microformas tienen el mismo valor legal que los documentos físicos originales, siempre que y cuando se cumpla con lo descrito en la NTP 392.030-2:2015. Se hace referencia a la NTP 392.030-2:2015, norma que está actualmente vigente, debido a que para este proyecto se toma en consideración algunos controles y políticas de seguridad de la información en base a la NTP ISO/IEC 27002, tal como lo permite y se describe en el numeral 6.3.2, página 22 de la NTP en mención (Anexo 09).