Mejora del flujo documentario para optimizar el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesoreria de Provias Nacional – MTC - Castañeda López, Denisse Del Pilar (2018)
El presente trabajo tiene como finalidad plantear la propuesta de una mejora del flujo documentario para optimizar el proceso de pago a proveedores en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional. Para el desarrollo de esta propuesta, primero se identificó la problemática que afecta el proceso de pago a proveedores, observándose que la Unidad de Tesorería presenta un hacinamiento de expedientes de pago conformadas especialmente por valorizaciones (pagos a cuenta) que presentan gran volumen de documentación sustentatoria, con la finalidad que se gestione su proceso de girado, otorgue la conformidad del desembolso y finalmente transfiera los expedientes de pago completos al archivo periférico-central de la entidad. Del resultado del análisis causa-efecto se detectó que la causa principal es la falta de espacio para acoger la documentación a trabajar; así como los recursos para un organizado y ágil flujo documentario de los expedientes de pago. En ese sentido, se plantea como objetivo general implementar un archivo de gestión de la Unidad de Tesorería para optimizar el proceso de pago en la Unidad de Tesorería de Provias Nacional. Para dar solución a la problemática, se propone la construcción de un área para la oficina de archivo de gestión, donde como primera alternativa se considera: que las operaciones sean realizadas por personal idóneo contratado directamente por la entidad; y en la segunda alternativa: tercerizar la administración de documentos como “solución Integral” contratando a una empresa especializada. Luego de evaluar estas alternativas, se seleccionó a la segunda alternativa: tercerizar la administración de documentos, esto debido a que es viable económicamente y presenta un VAN más favorable. Además, en el primer año se espera disminuir en un 50% con respecto al año anterior el gasto por servicios arbitrales, lo que significa un ahorro para la entidad, el personal de la Unidad de Tesorería se concentraría en las tareas que tiene asignadas y se aplicarían buenas prácticas en lo que respecta a organización, flujo documentario y archivo documentario.