Impacto de la implementación del sistema integrado de administración financiera (SIAF-GL) en la gestión financiera de la municipalidad distrital de Chilca periodo 2005 – 2006 - Ambrosio Tomas, Rusell (2011)
La Administración Pública está conformada por un conjunto de Sistemas Administrativos del Sector Público, los cuales se encuentran comprendidos por normas y principios como: planeación, asignación, captación, utilización y evaluación de los fondos públicos. Antes de la implementación del sistema SIAF-GL, las Sub. Gerencias y Gerencia de la parte administrativa y presupuestal de la Municipalidad Distrital de Chilca, destacan por la utilización de sus propios programas (Sofconta, Siscon) trabajando de manera aislada cada una de las áreas de la parte administrativa, producto de ello se generaba un desorden administrativo y retraso en la emisión de información consolidada a los entes rectores del Estado. La funcionalidad del SIAF-GL, esta orientado a que los Gobiernos Locales utilicen correctamente sus operaciones de ingreso y gastos en concordancia a los procedimientos establecidos por los órganos rectores del Estado como: Dirección Nacional de Presupuesto Publico (DNPP), Dirección Nacional de Tesoro Publico (DNTP), Dirección Nacional de Contabilidad (DNCP) así como el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE) y la Contraloría General de la República. Con la incursión del SIAF – GL se integran la Gerencia y Sub. Gerencias de la parte administrativa, en beneficio de un mejor control de los gastos e ingresos ya que estas operaciones sean registradas en el sistema SIAF-GL, donde cada operación cuenta con un expediente diferente a modo de un historial de las operaciones de ingresos y gastos. Tengamos en cuenta que el sistema SIAF-GL es un módulo de Gestión Financiera Pública basado en los principios de Centralización Normativa y Descentralización Operativa, desarrollado bajo la Teoría General de Sistemas. Por lo que podemos decir que el SIAF-GL es una herramienta que contribuye al desarrollo de la Gestión Financiera del Sector Público, y es de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Público, a nivel nacional, regional y local donde la información del SIAF-GL es única. La obligatoriedad del uso del SIAF-GL es a todos los organismos del Sector Público, de acuerdo a la Ley Marco de Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28112. El objetivo de la implementación del SIAF-GL es impulsar el trabajo en equipo de las áreas que lo operan, para que de esta manera la información que proporcionen sea más eficiente, confiable y oportuna, pero para hacer posible que se logre estos objetivos, es necesario que el equipo de funcionarios de la municipalidad desarrolle las siguientes tareas: mantener su presupuesto actualizado en el SIAF-GL con las modificaciones correspondientes; elaborar su calendario como indicador límite de gasto, herramienta que contribuye a la sana política de generar obligaciones solo si se cuenta con los recursos para gastar. Asimismo registrar y transmitir cada una de las operaciones de gastos e ingresos de los meses de cada documento que sustenta el registro de cada una de las operaciones. Las ventajas de utilizar el sistema SIAF-GL es: Mejorar la Gestión Administrativa Financiera del Sector Público, monitoreo de la ejecución del presupuesto. Contar con una base de datos con información oportuna, confiable y de cobertura adecuada, participación integral de las diferentes áreas de la municipalidad para cada operación de gasto e ingresos, permitiendo también a las autoridades y funcionarios estar informados sobre la recaudación de ingresos y ejecución de gastos a tiempo real como también elaborar los Estados Financieros y Presupuestales, permitiendo cumplir con la información requerida por las entidades rectoras del Estado, dentro de los plazos establecidos. La operacionalidad del sistema, es que anualmente las municipalidades formulan sus Presupuestos Institucionales de Apertura (PIA) y efectúan la Programación Mensual del Presupuesto Institucional, que permite la fluidez del gasto en función a la proyección de los recursos que se esperan recaudar, captar u obtener, para estos efectos se cuenta con el módulo presupuestal. El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) se traslada al módulo de procesos presupuestarios (PTO), a continuación se establece el marco financiero a considerar durante cada trimestre, paso previo para determinar las asignaciones mensuales de gastos e ingresos y sus eventuales aplicaciones, durante la etapa de ejecución presupuestal se pueden generar las modificaciones presupuestarias. Con las operaciones realizadas anteriormente se puede iniciar el ciclo de gasto donde la municipalidad registra sus operaciones (expedientes), la cual incluye las fases: compromiso, devengado y girado, y en las operaciones de ingreso registrando las fases: Ingreso determinado e ingreso recaudado. Teniendo en cuenta que las municipalidades son entidades públicas con autonomía, podemos decir que son unidades ejecutoras y a la vez son pliego por ello cuentan con los siguientes módulos SIAF: Módulo Presupuestario, Módulo Pliego, Módulo Administrativo Contable y el Módulo Rentas, donde la Municipalidad Distrital de Chilca cuenta implementado con los tres primeros Módulos. La Gerencia de Planificación y Presupuesto de la Municipalidad Distrital de Chilca realiza su Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) en función a la proyección de los recursos a captar u obtener. Para que la Municipalidad Distrital de Chilca obtenga el calendario de compromisos debe primero realizar la Programación Trimestral de ingresos y gastos dentro del Módulo de Procesos Presupuestarios, teniendo en cuenta lo siguiente: ¿Cuál es el presupuesto?, ¿Quién gasta?, ¿En qué se gasta?, ¿Para qué se gasta?, ¿Con qué fuente de financiamiento se hace los gastos?, ¿En qué periodo se efectuaran los gastos? Y ¿Cuánto se gasta? Para luego ser aprobados por el Módulo Pliego. Tengamos en cuenta que la Gerencia de Planificación y Presupuesto debe de tener su presupuesto actualizado, realizando su ampliación y modificaciones, para tener su techo presupuestal adecuando para el gasto. Para ello deberá de recurrir al módulo de procesos presupuestarios y para su aprobación en el módulo pliego, bajo un documento sustentatorio de aprobación. Una vez realizado el presupuesto la Sub. Gerencia de Abastecimiento y Servicios Generales puede comprometer los gastos, luego de haber cumplido con los procedimientos técnicos del Sistema de Abastecimientos, con la respectiva aprobación de los documentos fuentes para cada caso en el SIAF-GL y se efectúan en el módulo administrativo contable. Asimismo contando con el presupuesto aprobado la Sub. Gerencia de Personal realiza el compromiso de planillas en el sistema SIAF-GL módulo administrativo contable. Luego de la aprobación de los gastos compromiso en el módulo administrativo contable, la Sub. Gerencia de Contabilidad, realizara la fase de devengado, teniendo en cuenta la documentación fuente de gasto como puede ser: boletas de venta, facturas, recibos por honorarios, etc. Y a la vez poder contabilizar dichos gastos. Cumplida con la aprobación de las fases de compromiso y devengado, la Sub. Gerencia de Tesorería podrá efectuar la fase de girado de los gastos y a las vez esta Sub. Gerencia registrara los ingresos diarios y las transferencias en el módulo administrativo contable, con sus fases: ingreso determinado e ingreso recaudado. Realizado todas estas fases, la Sub. Gerencia de Contabilidad realiza las contabilizaciones de estos gastos e ingresos. La implementación del SIAF-GL en la Municipalidad Distrital de Chilca trajo consigo, reportes de información real y confiable para la toma de decisiones, reportando los movimientos financieros, contribuyendo al trabajo en equipo que se realiza de manera ordenada con mayor control para la toma de decisiones, reduciendo el trabajo en el cierre contable, trayendo ventajas a cada área como tomar decisiones con un solo documento llamado Estado Presupuestario (EP1), reportando información para la toma de decisiones en cuestión de minutos de esta manera cumpliendo con las normatividades emitidas por los entes rectores del Estado en su debida oportunidad. Entonces podemos decir que el SIAF-GL es una herramienta que contribuye a la Gestión Financiera y al trabajo que realizan las Sub. Gerencias y Gerencia de la parte administrativa de la Municipalidad Distrital de Chilca en cuestión de documentos para la toma de decisiones, tiempo para la toma de decisiones, tiempo en la emisión de los Estados Financieros y Presupuestal a los órganos rectores del Estado y la reducción de tiempo en la consolidación documentaria para la toma de decisiones. El mismo que fue parte de la prueba de la hipótesis conforme a los coeficientes de correlación de PEARSON. El volumen de información para la toma de decisiones en base a documentos (X1) tiene una correlación positiva perfecta de 1.00 con el tiempo de la toma de decisiones en horas laborables (Y1), la consolidación de la información para la toma de decisiones en minutos laborables (X2) tiene una correlación positiva perfecta 1.00 con la elaboración de los estados presupuestales (Y2) en minutos y el tiempo de presentación de los Estados Financieros y Presupuestales a la Dirección Nacional de Contabilidad DNCP (X3), guarda una correlación muy fuerte de 0.997 con los ratios de eficiencia en la presentación de los estados financieros a la DNCP (Y3). Nuestra investigación se orienta hacia la información sistemática del sistema como concepción teórica, como factor integrador de la actividad pública, más no así buscar el diseño de un nuevo sistema que no es nuestra preocupación inmediata. Por otra parte la innovación tecnológica genera cambios en la conducta organizacional, las formas administrativas de decisión y acción cambian, los procedimientos se deben adecuar al nuevo contexto, este proceso puede generar cambios positivos como cambios negativos, todos estos aspectos son los que en la presente investigación se han tratado de analizar y conocer.