La digitalización del archivo notarial como herramienta para garantizar la seguridad jurídica preventiva - Clemente Chavez, Luz Maria (2024)
El notario desempeña un papel fundamental en nuestra sociedad, no solo al formalizar actos y contratos, sino también al custodiar la matriz, un documento esencial para la realización de transacciones comerciales y otros actos legales. Sin embargo, el archivo notarial se encuentra expuesto a diversos riesgos, como incendios, inundaciones o robos, que podrían comprometer la integridad de los documentos y generar graves perjuicios a los beneficiarios de los actos o derechos registrados. La matriz, como documento original del acto o contrato, es indispensable para la inscripción registral, que permite la protección y publicidad de los derechos adquiridos. La ausencia de la matriz imposibilita la obtención de un traslado notarial, requisito esencial para dicha inscripción, generando un perjuicio a los involucrados. En mi desempeño como auxiliar de archivo, he sido testigo de primera mano de los riesgos que enfrenta el archivo notarial. Si bien los documentos se encuentran en un estado adecuado, el paso del tiempo y el aumento constante de volumen representan amenazas latentes a su integridad y accesibilidad. Ante los riesgos mencionados y la importancia de la matriz para las transacciones comerciales y actos legales, se hace evidente la necesidad de implementar medidas de protección y preservación más robustas. La digitalización del archivo notarial se presenta como una solución integral que ofrece beneficios como crear copias de seguridad duraderas y resistentes a los daños físicos, asegurando la integridad de los documentos originales para las generaciones futuras. Además, los documentos digitalizados pueden ser consultados de forma rápida y sencilla. Asimismo, la digitalización libera espacio físico en las instalaciones de la notaría, permitiendo un mejor aprovechamiento del mismo y reduciendo los costos de almacenamiento. 7 Para la elaboración de este informe, se ha utilizado una metodología descriptiva y deductiva, analizando en detalle las funciones y actividades realizadas en la notaría, especialmente en el área de archivo. Se ha recopilado información a través de la observación directa y la revisión de documentos. En vista de los riesgos que enfrenta el archivo notarial y los beneficios que ofrece la digitalización, se recomienda implementar un proceso de digitalización integral que abarque la totalidad del archivo. Este proceso debe realizarse de manera planificada y siguiendo las mejores prácticas para garantizar la calidad y seguridad de los documentos digitalizados. En definitiva, la preservación del archivo notarial es una responsabilidad crucial del notario. La implementación de medidas de protección y preservación adecuadas, como la digitalización, permitirá garantizar la integridad y accesibilidad de los documentos para las generaciones futuras, contribuyendo a la seguridad jurídica. Para lograr el objetivo se debe realizar un estudio de viabilidad para evaluar los costos y beneficios de la digitalización del archivo notarial, desarrollar un plan detallado de implementación que incluya la selección del software y hardware adecuados, la capacitación del personal y la migración de los documentos al formato digital.