Informe de suficiencia profesional de la Sub Gerencia de Registro Civil en la Municipalidad Distrital de Sachaca - Vizcarra Loayza, Mary Carmen (2023)
La Subgerencia de Registro Civil de la Municipalidad Distrital de Sachaca, desde el momento de su creación, ha servido como un medio para que los ciudadanos que habitan en el distrito de Sachaca obtengan de ella, lo que podrían conseguir si acuden al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec). Esto incluye consignar el registro de los principales hechos vitales como los siguientes: nacimientos, matrimonios y defunciones, además de tener acceso a ellas cuando lo consideren necesario para hacer otro tipo de trámites. Sin embargo, su labor no se limita a eso, también administra los cementerios que se encuentran en el territorio del distrito ya mencionado, llevando un control de la distribución de los nichos; asimismo celebra matrimonios civiles, registra divorcios y realiza rectificaciones, inutilizaciones, reposiciones, depuraciones, reconstituciones y cancelaciones de partidas si se presentara el caso. Siendo tantas las funciones que debe cumplir esta subgerencia, es coherente deducir que almacena una gran cantidad de información acumulada desde sus inicios, información que va incrementando su número a medida que trascurre el tiempo. En un inicio, todos los documentos están reunidos en libros (que contienen las actas) o archivadores (que incluyen los demás documentos que ingresan diariamente). No obstante, desde la implementación de la automatización en las dependencias de la Reniec a nivel nacional, se ha conseguido reducir el uso de material físico, sustituyéndolo por un sistema capaz de acumular y expedir partidas con solo consignarle los datos que tendría un acta hecha de papel, además se les pueden realizar las modificaciones pertinentes en menor tiempo, si se compara con el procedimiento que se efectuaba hasta antes de la puesta en práctica de este programa. Con la automatización, las funciones desempeñadas por esta subgerencia se han desarrollado de una forma más eficiente, empero esta modificación solo es aplicable a los procedimientos realizados a partir de la fecha de su implementación, es decir, las actas 11 registradas previamente no califican para tener un formato digital, por ende, las modificaciones se realizan manualmente. Esto no era considerado un problema al que darle especial atención, no hasta que a inicios del 2020 se produjo un acontecimiento con una repercusión de magnitud global. Una pandemia azotó al mundo afectando no solo a las personas, sino a todas las empresas y organizaciones que no estaban preparadas para afrontar este tipo de imprevisto, en el caso de la Subgerencia de Registro Civil de la Municipalidad Distrital de Sachaca, los efectos se vislumbraron casi inmediatamente. La cantidad exorbitante de muertes súbitas, que ha generado la epidemia causada por el COVID-19, ocasionó que muchas familias tuvieran que acudir al procedimiento de sucesión intestada, esto debido a que al fallecer sus parientes de manera intempestiva no dejaron un testamento. Para poder comenzar con el proceso de la sucesión intestada, primero, se debe probar la relación que existe entre el difunto y las personas que reclaman la herencia, por tal motivo, se considera como prueba fehaciente las partidas de nacimiento de los involucrados, partidas que solo pueden ser emitidas por el Reniec y sus dependencias. Considerando que la gran parte de individuos que fallecieron son personas de la tercera edad, se infiere que sus actas de nacimiento tienen muchos años de antigüedad; por consiguiente, algunas se han encontrado en mal estado, rotas o con los datos ilegibles, lo cual ha generado molestias y contratiempos, tanto para los administrados como para el registrador civil; es en este punto que se logra identificar un problema, para el cual es preciso encontrarle una solución con prontitud. Al hacer una comparación entre las actas físicas y las actas digitales, se encontró que las partidas físicas perduran menos, debido a que las hojas envejecen; mientras que las partidas digitales no requieren ningún tipo de cuidado para que se mantengan intactas, sobre todo es sencillo comprender la información que se les asigna. Por tal motivo, se considera oportuno hallar 12 el modo de transformar las actas físicas en digitales, siendo la opción más viable la que se desarrolla en el presente trabajo. El proceso de digitalización de actas se divide en dos etapas, la primera se basa en la creación de un software capaz de almacenar todas las partidas que se le administren, además debe ser apto para realizarles modificaciones como los siguientes: procesos de rectificación, reconocimiento, inutilización, reposición, depuración, reconstitución y cancelación de las mismas. Por otro lado, la segunda etapa consta de la digitalización en sí, aquí se realiza el escaneo de todas las partidas para que puedan ser incorporadas al software establecido previamente. El procedimiento es sencillo, sin embargo, su implementación requiere una cuantiosa cantidad de tiempo, la razón es que previamente a su puesta en marcha, los proyectos deben ser aprobados por la Municipalidad Distrital de Sachaca, con el fin de que esta brinde el presupuesto correspondiente, esto tiene su propio proceso, el cual puede tardar como máximo doce semanas. Es así como se calcula que la digitalización de actas tardará alrededor de medio año en ser algo posible. Por otra parte, el escaneo de las actas también requiere de un tiempo considerable, debido al gran número de estas que se han almacenado con el pasar de los años, además, es necesario supervisarlas constantemente para asegurar que la información sea visible y fácil de comprender; es decir, se tiene que realizar periódicamente un control de calidad de las actas que están en proceso de escaneo. Además, se debe tener en cuenta que los libros son de proporciones mayores a las de una hoja de papel A4, por lo cual la información debe ser reducida dependiendo al tamaño del libro, asimismo, estos se encuentran empastados, por lo que se debe tener especial cuidado al manejarlos para no estropearlos y perder información relevante de su contenido histórico. 13 De ello resulta necesario decir que, con la digitalización de las actas, se espera que se use la tecnología como un instrumento de apoyo para los proyectos futuros que tenga la Subgerencia de Registro Civil de la Municipalidad Distrital de Sachaca, con el fin de automatizar todas las funciones que le competen, reduciendo no solo tiempos, sino también el material físico utilizado, convirtiéndose en una dependencia eficiente y moderna capaz de brindar un mejor servicio a la ciudadanía.