Desarrollo e implementación del módulo de atención de reclamos - Chumpitazi Llave, Alberto (2015)
El proceso denominado "reintegros" se basa en el reclamo que la directora realiza cuando no visualiza el pago de uno o más de sus pedidos. La condición para que un reclamo sea atendido es que no haya pedidos anteriores pendientes de pago y que la directora no tenga morosidad. Actualmente, el pago de los pedidos se puede realizar de diversas maneras: en ventanilla de entidades bancarias, por Internet o en agentes autorizados. Precisamente, en los agentes es cuando no se logra conciliar el 100% de los pagos, es decir, cuando la empresa recibe su estado de cuenta bancario figuran los abonos pero se desconoce el origen del depósito. Este reclamo es vía telefónica mediante la comunicación al call center de la empresa. Para que proceda el reclamo se realizan validaciones al sistema comercial y con el área de finanzas. Toda esta comunicación interna se realiza mediante correos electrónicos o llamadas telefónicas y no existen registros de los reclamos por reintegros. El 90% de este proceso es manual. El objetivo del proceso es facilitar y agilizar los reclamos de la directora, tener registrado y llevar un control de todos los reclamos realizados por ella. La directora entraría a la intranet de la empresa y registraría su reclamo, con lo que evitaría las congestiones del call center por exceso de llamadas. Las oportunidades de mejora son las siguientes: evitar el congestionamiento de las líneas telefónicas; el personal del call center se podrá dedicarse a atender otros reclamos; la directora tendría un estatus en línea para saber cómo va su reclamo; la directora tendría una respuesta del reclamo en un menor tiempo (menos de 5 días); se podrá tener el monto real de la facturación por campaña.