Proyecto de aplicación de outsourcing para el servicio de fotocopiado en el Poder Judicial - Ventura Dávila, Gladys Seferina (2013)
El Poder Judicial es uno de los Poderes del Estado; actualmente tiene muchas quejas por demora en la atención de sus servicios, esta demora impacta en la administración de justicia. Una de las actividades de rutina diaria que tiene que realizar el personal jurisdiccional es la reproducción de documentos, bien sea para notificar a las partes o para atender solicitudes de copias certificadas, porque el actual servicio de fotocopiado es bajo la modalidad de autoservicio, debiendo los usuarios internos, sacar sus copias como parte de su labor diaria, siendo en muchos casos, copias de expedientes voluminosos que tienen que remitir simultáneamente a los involucrados en los procesos judiciales, utilizando para ello tiempo necesario para el desarrollo de actividades propias de la función que se les ha asignado. Dicho personal, clave para la entidad, es a la vez el usuario interno de mayor porcentaje. Dentro de los gastos de servicios del Poder Judicial, el servicio de fotocopiado, el que sólo incluye máquina, toner, el servicio técnico y mantenimiento; se ubica en el tercer lugar, por orden de cuantía. Durante el año 2005, se llegaron a sacar 74’937,919 copias, a un costo de de S/.0.09 por cada una, lo que representa un importe de S/ 6’744,413. El objetivo principal de la presente tesis, es proponer una alternativa técnicamente posible, a fin de reducir los costos y reorientar los recursos utilizados en el servicio de fotocopiado en el Poder Judicial y concentrarlos en las actividades centrales que contribuyan al logro de mayores niveles de eficiencia en la Administración de Justicia, evaluando para ello, la aplicación del Outsourcing como una herramienta alternativa de gestión. Con el objetivo trazado se analizan los costos incurridos en la Corte Superior de Justicia de La Libertad, en las dependencias de la Ciudad de Lima y a nivel nacional, contando para ello con datos del año 2005, que incluye el costo invisible por horas-hombre con la ayuda de indicadores obtenidos de un seguimiento al tiempo que demora el personal en sacar copias, así como, a través de resultados de encuestas realizados a usuarios internos principalmente en las Cortes Superiores de Justicia del Cono Norte de Lima y de La Libertad. Una vez obtenido los costos del servicio actual se procedió a analizar 03 alternativas de solución, las cuales son: Contratación de Operarios para que brinden el servicio, Compra de máquinas y contratación de operarios, y finalmente el servicio de fotocopiado bajo la modalidad de outsourcing. Los flujos de pagos que requieren el servicio actual, así como las alternativas señaladas, se traen al valor presente para compararlos en un mismo tiempo, teniendo en cuenta que en el caso de la compra de máquinas, la vida útil de éstas ha sido considerada en cuatro años, por lo tanto, se analizan los costos de mantenerlos durante 48 meses. De acuerdo al análisis efectuado se concluye, que el Outsourcing para el servicio de fotocopiado es la mejor alternativa, la que se fundamenta en menor costo y mayores beneficios. El costo actual por el servicio de fotocopiado puede ser reducido en los próximos cuatro años en más de 17 millones de nuevos soles, con la contratación de un servicio bajo la modalidad de Outsourcing. Finalmente, entre otros, se recomienda generar las condiciones normativas para poder contratar los servicios de un Outsourcer, que asegure el desarrollo del servicio en base a experiencia e inversión propia, es decir, aprovechando esta herramienta de gestión en su cabalidad.