Implementación de un sistema de trámite documentario para la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas - Yrupailla Díaz, Ronald Smith (2019)
De acuerdo a lo publicado en el portal de la (Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas (ACFFAA), s.f.), es un organismo público ejecutor adscrito al Ministerio de Defensa, encargado de planificar, organizar y ejecutar el Plan Estratégico de Compras del Sector Defensa, así como los procesos de contrataciones de bienes, servicios, obras y consultorías a su cargo, en el mercado nacional y extranjero. La ACFFAA cuenta con un total de cuatro (04) direcciones, cuatro (04) jefaturas, una (01) secretaria general, un (01) despacho jefatural, un (01) órgano de gestión y un (01) órgano de control institucional; los cuales uno de sus principales canales de comunicación es el uso de documentos físicos, lo que permite dar atención a las diversas solicitudes requeridas. Las entidades externas a la ACFFAA, utilizan el mismo medio de comunicación, por lo que la mesa de partes central es la encargada de la recepción y derivación de estos documentos a las dependencias correspondientes. El presente proyecto surgió ante la preocupación de esta entidad, debido a los retrasos en atención de sus dependencias, de las diferentes solicitudes recibidas mediante documentos físicos, así como la falta de control de dichos documentos. Es por ello, que se desarrolló este proyecto, el cual brinda la implementación de un Sistema de Trámite Documentario, que permita la automatización de sus procesos internos, con la finalidad de optimizar los procedimientos de elaboración, emisión y seguimiento de documentos. La metodología utilizada para la gestión del proyecto fue la del Project Management Institute (PMI), el cual considera un total de cinco (05) grupos de procesos y diez (10) áreas de conocimiento, según la sexta edición de la guía PMBOK. Este proyecto se encuentra dentro del alcance de la ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, los cuales tienen como finalidad la eliminación de toda complejidad innecesaria en los procesos administrativos de las entidades del estado peruano, permitiendo la obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la ciudadanía.