Ingeniería de costos y presupuestos - Zeballos Rivero, Joany Carina (2017)
La ingeniería de costos y presupuestos es una herramienta importante, que permite analizar los resultados de las operaciones en las empresas con el fin de optimizar la toma de decisiones a nivel gerencial; de esta manera es posible corregir las situaciones que están fuera de lo normal, no obstante para que esto sea posible, deben existir políticas empresariales, que consideren: - Delimitación de los centros de costos con definición de actividades y autoridad - Establecimiento de procesos, rutinas de trámites escritos para todas las operaciones - Diseño y elaboración de informes de costos, significativos y oportunos. - Realización de conciliaciones periódicas. La información generada por los sistemas de costeo debe ser verificada por ejemplo, aun cuando el sistema de costeo este basado en sistemas de 3 inventario continuo se deben efectuar inventarios físicos con fines de control interno. - Adopción de medidas para reducir u optimizar costos, previo al establecimiento de criterios razonables de comparación y a la identificación de costos controlables. Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son: - Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades; que se deben tener en consideración. Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, su contenido y forma, varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido. - Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la 4 preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas. - Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un Director o Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. - Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe tomarse en cuenta es la determinación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del 5 proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc. Existen otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestal dependiendo estas del momento en el que se elabora el presupuesto, las características propias de la Empresa y también la situación del país. Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma muy rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de las operaciones que se realicen. La práctica más aceptable sería la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un año, dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses, pueden también tomarse periodos de dos años o tres años. Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias. 6 - Dirección y Vigilancia.- Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen. - Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado